Sumber daya manusia menjadi sesuatu yang sangat penting bagi perusahaan, karena sumber daya manusia merupakan salah satu kunci keberhasilan perusahaan. Meskipun perusahaan telah menerapkan otomasi dengan mesin berteknologi tinggi, namun peranan manusia tidak dapat digantikan sepenuhnya.
Semakin pesat perkembangan suatu perusahaan, maka semakin besar pula jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Perusahaan perlu melakukan langkah khusus agar efektifitas dan produktifitas tenaga kerja tetap dapat dipertahankan. Efisiensi bertujuan menjaga keseimbangan antara jumlah tenaga kerja yang digunakan dengan output yang dihasilkan. Efisiensi juga menegaskan bahwa perusahaan menghasilkan produk dengan menggunakan teknologi yang berbiaya rendah, atau menitikberatkan pada upaya penghematan, namun tetap atau mengacu pada target produksi yang telah ditetapkan.
Salah satu langkah yang dapat dilakukan adalah meningkatkan efisiensi karyawan dalam rangka menunjang tercapainya tujuan perusahaan. Berikut adalah beberapa hal utama yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efisiensi karyawan:
1. Pertahankan Tujuan yang Jelas & Terfokus
Anda tidak dapat mengharapkan karyawan menjadi efisien jika mereka tidak memiliki tujuan yang terfokus untuk dicapai. Jika tujuan tidak didefinisikan dengan jelas dan benar-benar dapat dicapai, karyawan akan menjadi kurang produktif. Kewajiban dan tugas karyawan harus dibuat sejelas dan sedetil mungkin. Biarkan mereka tahu persis apa yang Anda harapkan dari mereka, dan beri tahu secara khusus apa tujuan tertentu dari tugas ini. Salah satu cara untuk mewujudkannya adalah dengan memastikan tujuan anda adalah "SMART" yaitu spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan tepat waktu. Sebelum menugaskan seorang karyawan sesuatu, tanyakan pada diri sendiri apakah hal tersebut sesuai dengan kualifkasi masing-masing. Jika tidak, tanyakan pada diri sendiri lagi bagaimana tugas itu dapat diubah untuk membantu para pekerja tetap fokus dan efisien.
2. Saling memberi umpan balik
Review kinerja karyawan merupakan hal yang penting untuk peningkatan produktivitas, baik produktivitas karyawan secara individu maupun produktivitas perusahaan, yang akan berdampak kepada meningkatnya efisiensi. Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan efisiensi karyawan adalah pemberian umpan balik atau feedback kepada karyawan. Dengan memberikan umpan balik melalui melalui dialog terbuka yang terjadi antara karyawan dan managernya, dua pihak tersebut akan memahami kinerja mereka secara lebih terperinci dan menciptakan transparansi . Pertemuan secara individual juga dapat memberikan pemahaman bagi karyawan mengenai wewenang, tugas dan tanggung jawab mereka, kelebihan karyawan, serta area-area yang perlu diperbaiki oleh karyawan tersebut. Idealnya, review kinerja berjalan dua arah. Karyawan juga harus dapat menjelaskan kebutuhan dan kesulitan karyawan tersebut ketika melakukan suatu tugas, sehingga para manajer dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang ada untuk pengembangan lanjutan dari waktu ke waktu.
3. Kurangi pekerjaan yang tidak memberi dampak yang signifikan bagi perusahaan
Efisiensi kerja termasuk dalam karakter penting yang harus dimiliki oleh setiap karyawan, karena dengan efisiensi kerja tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih cepat dan lebih hemat. Salah satu langkah penting untuk meningkatkan efisiensi kerja karyawan adalah dengan memberikan skala prioritas. Menyusun prioritas perlu dilakukan mengingat waktu yang tersedia terbatas dan tidak semua pekerjaan memiliki nilai kepentingan yang sama. Urutan prioritas dibuat berdasarkan peringkat, yaitu dari prioritas terendah, hingga pada prioritas tertinggi. Urutan prioritas ini dibuat dengan mempertimbangkan hal mana yang dirasa penting, mendesak, maupun vital yang harus dikerjakan terlebih dahulu, agar hasil dari penggunaan waktu dapat tercapai secara maksimal. Jika memungkinkan, cobalah untuk tidak memberi karyawan tugas yang kecil dan tidak perlu ketika mereka fokus pada tujuan yang lebih besar. Lihatlah rutinitas tim, dan lihat apakah ada sesuatu yang dapat Anda eliminasi atau tangguhkan untuk memberi lebih banyak waktu bagi karyawan untuk fokus pada tugas dengan prioritas lebih tinggi/besar. Misalnya, jika karyawan meminta untuk menulis artikel harian untuk atasan mereka, tetapi atasan umumnya tidak punya waktu untuk membacanya, pertimbangkan untuk mengeliminasi pembuatan laporan tersebut. Melakukan sesuatu hanya sebagai formalitas dapat memakan waktu berharga yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan yang benar-benar membantu perusahaan tersebut.
4. Mencocokan tugas dan keterampilan
Mengenal keterampilan dan perilaku karyawan sangat penting untuk memaksimalkan efisiensi. Sebagai contoh, seorang pemikir yang ekstrovert, kreatif dan out of the box mungkin adalah orang yang hebat untuk berkomunikasi dengan klien, namun mereka mungkin akan kesulitan jika mereka diberi tugas yang lebih rinci dan berorientasi pada ketelitian. Meminta karyawan Anda untuk menjadi terampil dalam segala hal tidaklah efisien. Sebelum memberikan tugas kepada karyawan, tanyakan pada diri anda: apakah ia orang yang paling cocok untuk melakukan tugas ini? Jika tidak, carilah orang lain dengan keterampilan dan karakter yang cocok dengan kebutuhan anda.